8 raisons de passer à une solution d'accueil visiteurs numérique
Vous en avez assez des registres papier peu pratiques et non confidentiels pour gérer l'accueil de vos visiteurs ? Vous doutez de leur fiabilité pour identifier les personnes sur votre site en cas d'urgence ?
Alors, il est temps d’envisager la transition vers une solution d’accueil numérique afin de résoudre ces problèmes inhérents aux registres papier (manque de confidentialité, fiabilité des données et processus peu pratiques pour le visiteur comme pour l’entreprise).
Imaginez un accueil où la fiabilité et la conformité des données visiteurs ne seraient plus une préoccupation, où l'expérience des visiteurs serait optimisée dès leur arrivée, et où votre entreprise véhiculerait une image moderne et sérieuse à la hauteur de votre activité. C'est ce que vous apportent ces solutions d’accueil numériques.
Explorons plus en détails les avantages concrets de ces solutions d’accueil visiteurs et découvrons comment elles peuvent transformer votre accueil en un espace efficient, sécurisé et conforme aux normes.
1. Fiabilité des données saisies
Comment une solution numérique améliore-t-elle la fiabilité des informations enregistrées lors de l'accueil des visiteurs, et pourquoi est-ce important ?
Élimination des erreurs manuelles
Les registres papier sont souvent sujets à des erreurs humaines : saisie incorrecte, écriture illisible, omissions volontaires ou non…
À l'opposé, les solutions numériques offrent des interfaces utilisateur intuitives visant à réduire le risque d'inexactitudes ou d'informations incomplètes.
Ces interfaces s’adaptent à la langue du visiteur, le guident tout au long de son processus d’enregistrement et contrôlent les informations qu’il saisit.
Un historique fiable pour une traçabilité efficace
Vous aimeriez connaître la date de la dernière intervention de votre prestataire ABC sur votre site ? Ou combien de visiteurs sont venus le mois dernier dans vos locaux ?
La traçabilité des entrées-sorties visiteurs est essentielle, voire obligatoire, dans de nombreuses situations. Les solutions numériques garantissent un historique fiable des entrées et sorties, fonctionnalité indispensable pour des raisons de sécurité ou en cas d'urgence.
2. Exploitation en situation d'urgence
Comment gérer efficacement l’évacuation des visiteurs dans les situations d'urgence ?
Pointage des visiteurs à évacuer
En cas d'urgence, chaque seconde compte. Pour minimiser les risques répertoriés dans votre Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) concernant votre site, il est impératif de mettre en place des mesures facilitant l'évacuation des visiteurs et permettant une intervention efficace des secours.
Des rapports d’évacuation sont généralement intégrés à ces solutions d’accueil, permettant un pointage instantané des visiteurs présents sur site et facilitant l'identification rapide de ceux évacués / à évacuer. C’est un outil qui peut s’avérer très utile pour les chargés d’évacuation et les coordinateurs (Serre-files, SST, SSIAP…). Les entreprises doivent d’ailleurs pratiquer deux exercices d’évacuation par an pour se conformer au Code du Travail.
Notification des visiteurs
Lorsqu'une situation d'urgence se déclare, les intervenants ET tous les occupants doivent être informés sans délai. Certaines solutions permettent d’alerter les visiteurs présents dans le bâtiment directement sur leur smartphones, en leur précisant les consignes à suivre et le point de rassemblement le plus proche.
Coordination efficace
Contrairement aux registres papier, où l'accès aux informations est limité à leur emplacement physique, ces solutions permettent de coordonner le pointage des visiteurs depuis les différents points de rassemblement en temps réel.
3. Des consignes d'entrée lues, validées et comprises
Les plaquettes et affiches d’accueil assurent-elles que chaque visiteur a bien lu, accepté et compris les consignes d'entrée ?
Validation des consignes par le visiteur
La sécurité de vos visiteurs et de votre entreprise commence par la compréhension des consignes (hygiène, sécurité, confidentialité…). Les solutions numériques disposent de fonctionnalités permettant de diffuser ces consignes de manière plus ludique : guides étape par étape, visuels, vidéos… Elles demandent également aux visiteurs de confirmer le respect des consignes avant de pouvoir s’enregistrer. Une approche interactive qui responsabilise chaque visiteur dès son arrivée.
Des consignes adaptées selon les besoins
Chaque site est unique et chaque visiteur aussi. Les solutions numériques permettent de diffuser des consignes en fonction des besoins spécifiques et des profils visiteurs (intervenants récurrents, visiteurs étrangers parlant une autre langue), garantissant ainsi que chaque individu reçoive les informations de manières pertinentes. Une personnalisation qui renforce l'efficacité des consignes.
Validation de la compréhension
Informer les visiteurs des consignes c’est bien, s’assurer qu’elles soient comprises c’est mieux. L’ajout d’un questionnaire ludique aux nouveaux visiteurs peut être un bon moyen de valider la lecture, la compréhension des consignes et d’assurer la sécurité de manière interactive.
Des consignes à jour et à portée de main
Bien que le livret d’accueil visiteurs papier diffuse les informations sur les mesures d’hygiène et de sécurité aux visiteurs, sa mise à jour régulière devient complexe et coûteuse en raison de la nécessité de les réimprimer. Un accueil numérique permet de faire évoluer facilement ces consignes et de les diffuser en plusieurs langues.
Grâce à la fonction Badge Virtuel d'Anghello, les visiteurs ont la possibilité de consulter les consignes à tout moment de leur visite. Une assurance qu'elles soient accessibles à tout moment en cas de besoin.
4. Sécurité, conformité et confidentialité des données
En tant que visiteur, avez-vous déjà été tenté de consulter qui était venu avant vous ?
Vous êtes-vous déjà senti gêné de devoir signer publiquement ces registres ?
Vous vous êtes déjà demandé combien de temps vos informations étaient conservées par l'entreprise ?
Et si le prochain visiteur prenait votre signature en photo pour un usage malveillant ?
Confidentialité
Avec une solution numérique, seules les personnes identifiées et autorisées peuvent accéder aux registres des visiteurs assurant ainsi la protection des données personnelles, ce qui est une obligation avec les normes de confidentialité notamment celles dictées par le RGPD (règlement général de protection des données).
Sécurité des données
Les registres visiteurs papier exposent les entreprises à des risques de vol, de perte ou d'utilisation non autorisée des informations visiteurs. Même si le risque zéro n’existe pas, les logiciels d’accueil suivent des politiques de sécurité pour garantir la protection de vos données, tels que le chiffrement, la sauvegarde, les contrôles d’accès…
Conformité
La transparence et la conformité sur l’usage des données visiteurs collectées est essentielle : objectifs de collecte, durée de conservation, droit à l’oubli… L’utilisation d’un registre visiteur (papier ou numérique) doit se faire en conformité avec les textes réglementaires en matière de traitement de données.
Avec les solutions numériques, des fonctionnalités comme la validation des politiques de confidentialité ou l’auto-anonymisation des données personnelles offrent une approche simplifiée et automatisée pour respecter ces obligations réglementaires sans effort supplémentaire.
5. Vision globale et analyse des tendances
Gestion multi-entrées et multi-sites
Votre entreprise doit gérer l’accueil sur plusieurs entrées de votre bâtiment ou sur plusieurs sites ? Vous pourrez obtenir une traçabilité globale et une vision temps réel sur l'ensemble des entrées et sorties de votre public.
Un Historique complet
Les données sont un atout précieux pour votre entreprise. Les solutions numériques offrent un historique complet des interactions des visiteurs (heures d’enregistrement, bâtiment, salarié interlocuteur, données spécifiques…) qui peut être exploité pour des analyses approfondies, des décisions stratégiques ou en cas d’audit.
6. Gain de temps pour les visiteurs et vos collaborateurs
Vous souhaitez optimiser le temps de votre agent d’accueil ? Vous n’avez pas de ressource dédiée à l’accueil mais vous souhaitez améliorer l’expérience de vos visiteurs et la première image qu’ils se feront de votre entreprise ? Vous accueillez beaucoup de visiteurs et souhaitez fluidifier leur enregistrement ?
Un enregistrement en toute autonomie, sans attente.
Avec les solutions numériques, l'enregistrement se fait en quelques secondes, que ce soit depuis une tablette d’accueil, ou mieux, un Qr-Code à scanner : plus d’attente devant un bureau d'accueil ou un portillon, une expérience fluide pour le visiteur dès son arrivée.
Notification automatique pour les interlocuteurs
Les solutions numériques envoient automatiquement des notifications aux employés, les informant de l’arrivée de leur visiteur en temps réel : email, SMS, Microsoft Teams… Une communication instantanée qui fluidifie le processus d’accueil.
Suppression des tâches répétitives pour l'agent d'accueil
L'agent d'accueil ou vos collaborateurs ne sont plus dérangés par ces tâches administratives répétitives, un gain de temps pour des interactions plus significatives et des missions plus stratégiques.
"Se Souvenir de moi" pour les visiteurs récurrents
C’est une fonctionnalité que proposent certaines solutions, tel qu’Anghello : Les utilisateurs peuvent choisir l'option "se souvenir de moi" lors de leur première visite, simplifiant ainsi les futures visites. Cette fonctionnalité pratique évite au visiteur de saisir à nouveau ses informations à chaque visite, optimisant ainsi l’accueil des visiteurs réguliers.
7. Image moderne et sérieuse de l’entreprise
Une première impression positive
L'apparence compte. Les solutions d'accueil numériques créent une première impression positive dès l'entrée : un processus d’enregistrement clair, intuitif et sécurisant qui renforce la perception positive de l'entreprise. C’est la première interaction que votre entreprise crée avec le client / visiteur.
Une intégration personnalisée
L’interface des applications est souvent personnalisable permettant une intégration harmonieuse avec l'identité visuelle de l'entreprise (Logo, couleurs, langues …) et les besoins spécifiques de l’entreprise (sécurité, normes..). La personnalisation des formulaires d'enregistrement visiteurs doit être simple et rapide pour s'adapter aux besoins de l'entreprise.
La technologie comme perception de modernité
On le sait, de manière générale l'innovation attire l'attention. Ces solutions contribuent à démontrer l'engagement de l'entreprise envers la modernité, remplaçant l'image traditionnelle des registres papier par une approche moderne et technologique. Un bon moyen de marquer les esprits et faire la différence avec vos concurrents lors des visites clients.
8. Un investissement raisonné
Si les registres papier semblent économiques, la perte de temps et les coûts indirects liés à la gestion manuelle, un archivage conforme et l’exploitation des informations de ces registres papier ne le sont pas du tout.
Certaines solutions d’accueil rivalisent sur le plan tarifaire, offrant une alternative tout à fait envisageable pour les petites et moyennes entreprises.
Anghello va même plus loin, en proposant une offre gratuite, sans engagement et sans matériel à installer et que vous pouvez mettre en place dans votre entreprise en seulement quelqus minutes.
Conclusion
Même si l’accueil visiteur n’est pas une préoccupation prioritaire pour les entreprises, ces dernières sont tenues de pouvoir fournir la liste des visiteurs présents sur leur site à tout moment. Si elles utilisent un registre papier, elles peuvent difficilement se conformer aux obligations réglementaires s’y rapportant, notamment en matière de RGPD. L'absence de mise en œuvre de ces conditions peut entraîner l'engagement de leur responsabilité.
La transition des registres papier vers des solutions d’accueil numériques plus sûres se présente comme une alternative incontournable pour l’entreprise. Elles éliminent les différents risques expliquées tout en offrant une gestion des visiteurs plus efficace, conforme et moderne.
L'offre Free d'Anghello est l’opportunité de moderniser son accueil visiteurs sans effort ni investissement. Et si vous n’êtes pas encore convaincu, alors demandez-nous une démo !